Regulamin Akademii LIDER:AI

1. Regulamin określa zasady udziału w Akademii LIDER:AI, edycja 2027 (dalej: Akademia).

2. Organizatorem Akademii jest allclouds.pl sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Jutrzenki 139, 02-231 Warszawa, KRS 0000598708, NIP 5223052539, REGON 363597531 (dalej: Organizator).

3. Akademia to bezpłatny program dla liderów adopcji AI z podmiotów publicznych: pięć warsztatów online w I kwartale 2027 roku i pakiet 5 licencji próbnych (Trial) SAIE dla podmiotu na 2027 rok.

4. Strona Akademii: allclouds.pl/szkolenia/akademia-lider-ai/. Kontakt: office@allclouds.pl, tel. +48 22 100 43 80.

5. Regulamin jest dostępny na stronie allclouds.pl/szkolenia/akademia-lider-ai/regulamin/ przez cały czas trwania Akademii.

Podmiot publiczny - jednostka sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Lider - pracownik Podmiotu publicznego zarejestrowany w Akademii, który wprowadza AI do procesów Podmiotu i szkoli pozostałych pracowników.

Certyfikat - imienny certyfikat z numerem w formacie AC-RR-C-SS-NNNN, wydany przez Organizatora uczestnikowi szkolenia z AI (warsztaty 01-08 albo szkolenia profilowane 09-11) i zapisany w rejestrze certyfikatów Organizatora.

Formularz - formularz rejestracji na stronie Akademii.

Rejestracja - przesłanie Formularza i jego przyjęcie przez Organizatora.

Umowa licencyjna - umowa między Organizatorem a Podmiotem publicznym o udzieleniu Licencji SAIE, wraz z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Licencje SAIE - licencje próbne (Trial): pięć imiennych kont w środowisku SAIE (cyfrowe biurko AI TWIN:DESK z bramą PROXY:AI), udostępnianych Podmiotowi publicznemu nieodpłatnie na czas testów w 2027 roku. Licencje SAIE nie są sprzedawane.

Osoba podpisująca - kierownik Podmiotu publicznego albo osoba przez niego upoważniona, wskazana w Formularzu.

Lista rezerwowa - lista Podmiotów publicznych zgłoszonych po wyczerpaniu limitu z § 3 ust. 4.

Karta zastosowania - karta przygotowana przez Lidera po warsztacie według metodyki CDF: cel, miernik, dane, ryzyko, nadzór człowieka i decyzja o dalszych krokach.

Certyfikat lidera - certyfikat lidera adopcji AI wydawany po ukończeniu Akademii (§ 7).

1. W Akademii może wziąć udział Podmiot publiczny, którego pracownik ma Certyfikat.

2. Liderem może zostać pracownik Podmiotu publicznego, który ma Certyfikat. Uczestnicy szkoleń z cyklu wrzesień - październik 2026, których certyfikaty wydano bez numerów, otrzymują numer na prośbę złożoną przez formularz kontaktowy na stronie Organizatora.

3. Z jednego Podmiotu publicznego w Akademii uczestniczą najwyżej 2 Liderzy. Jeden Certyfikat uprawnia do jednej Rejestracji.

4. W edycji 2027 Organizator przyjmuje 30 Podmiotów publicznych, w kolejności Rejestracji. Kolejne zgłoszenia trafiają na Listę rezerwową.

5. Udział w Akademii nie wymaga wykształcenia informatycznego.

1. Rejestracja trwa od 9 listopada 2026 r. do 15 stycznia 2027 r., do godziny 23:59.

2. Rejestracja odbywa się wyłącznie przez Formularz. Lider podaje numer Certyfikatu i nazwisko, które Organizator porównuje z rejestrem certyfikatów, oraz dane Podmiotu publicznego.

3. Lider składa oświadczenie, że Podmiot publiczny należy do sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych, i akceptuje Regulamin.

4. Pierwszy Lider z Podmiotu publicznego wskazuje Osobę podpisującą: imię i nazwisko, funkcję, adres e-mail i sposób podpisu.

5. Po przesłaniu Formularza Lider otrzymuje numer zgłoszenia i potwierdzenie na adres e-mail.

6. Organizator weryfikuje Podmiot publiczny w ciągu 2 dni roboczych od Rejestracji. Po pozytywnej weryfikacji, w tym samym terminie, Organizator przesyła e-mailem Osobie podpisującej i Liderowi Umowę licencyjną do podpisu oraz certyfikat Licencji SAIE. Jeżeli Podmiot nie spełnia warunków z § 3, Organizator odmawia przyjęcia Rejestracji i informuje o tym Lidera oraz Osobę podpisującą. Zwolnione miejsce otrzymuje pierwszy Podmiot z Listy rezerwowej.

7. Gdy zwolni się miejsce, Organizator informuje Podmiot z Listy rezerwowej e-mailem i przesyła dokumenty z ust. 6. Liczy się kolejność zgłoszeń na Liście rezerwowej. Podmiot z Listy rezerwowej przesyła podpisaną Umowę licencyjną w ciągu 7 dni od tej wiadomości, nie później niż 22 stycznia 2027 r. Miejsce zwolnione po 22 stycznia 2027 r. Organizator może zaproponować Podmiotowi z Listy rezerwowej z terminem przesłania podpisanej Umowy licencyjnej do 27 stycznia 2027 r.

1. Każdy Podmiot publiczny przyjęty do Akademii otrzymuje jeden pakiet 5 Licencji SAIE, niezależnie od liczby Liderów.

2. Licencji SAIE Organizator udziela nieodpłatnie, jako licencji próbnych (Trial) na czas testów, na podstawie Umowy licencyjnej. W razie rozbieżności między Regulaminem a Umową licencyjną rozstrzyga Umowa licencyjna. Odpowiedzialność Organizatora i zasady dostępności Licencji SAIE określa Umowa licencyjna.

3. Umowę licencyjną podpisuje Osoba podpisująca: kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo odręcznie (skan). Do umowy podpisanej przez osobę upoważnioną dołącza się kopię upoważnienia.

4. Podpisaną Umowę licencyjną Podmiot przesyła na adres office@allclouds.pl do 22 stycznia 2027 r. Organizator przypomina o terminie 19 stycznia 2027 r.

5. Jeżeli Podmiot nie prześle podpisanej Umowy licencyjnej do 22 stycznia 2027 r., jego miejsce otrzymuje pierwszy Podmiot z Listy rezerwowej (§ 4 ust. 7), a Liderzy tego Podmiotu nie uczestniczą w Akademii.

6. Organizator uruchamia Licencje SAIE 4 stycznia 2027 r., jeżeli Umowa licencyjna wpłynie do 18 grudnia 2026 r., a w pozostałych przypadkach w ciągu 3 dni roboczych od jej otrzymania.

7. Licencje SAIE obowiązują od 1 stycznia do 31 grudnia 2027 r. i wygasają bez automatycznego przedłużenia. Udział w Akademii i Licencje SAIE nie zobowiązują Podmiotu do zakupu żadnych usług ani produktów Organizatora.

8. Konta otrzymują Liderzy oraz pracownicy wskazani przez Podmiot publiczny: przy 2 Liderach 3 pracowników, przy 1 Liderze 4 pracowników. Konta są kontami Podmiotu publicznego i służą wyłącznie do pracy w Podmiocie; nie stanowią korzyści dla Lidera ani innych pracowników.

9. Konta i dokumenty Podmiotu są przechowywane w centrum danych Organizatora w Polsce. Każde konto ma roczny budżet Twin:Coin na pracę z modelami AI. Organizator zapewnia pomoc e-mailową w dni robocze.

10. Przed wygaśnięciem Licencji SAIE Podmiot może pobrać swoje dokumenty i konfiguracje. Organizator usuwa dane Podmiotu ze środowiska SAIE do 30 stycznia 2028 r.

1. Akademia obejmuje pięć warsztatów online, w czwartki: 28 stycznia, 11 lutego, 25 lutego, 11 marca i 25 marca 2027 r. Tematy: baza wiedzy i wyszukiwarka zarządzeń; odpowiedź na pismo mieszkańca; protokół z sesji rady; zestawienia dla skarbnika; dekretacja korespondencji z agentem.

2. Każdy warsztat trwa 3 godziny z przerwą, od 10:00 do 13:00. Gdy zarejestruje się więcej niż 30 Liderów, Organizator tworzy drugą grupę, od 13:30 do 16:30. Przydział do grupy i łącza do warsztatów Organizator przesyła do 25 stycznia 2027 r.

3. Na warsztacie Lider buduje na swoim koncie SAIE jedno zastosowanie AI, a do następnego warsztatu uruchamia je w Podmiocie publicznym i wypełnia Kartę zastosowania.

4. Warsztatów nie nagrywa się. Po każdym warsztacie Lider otrzymuje instrukcję krok po kroku i materiały pakietu lidera. Gdy warsztat odbywa się w dwóch grupach, Lider może dołączyć do drugiej grupy.

5. Na warsztatach pracuje się na dokumentach jawnych (zarządzenia i uchwały z BIP, nagrania jawnych sesji rady) i na zanonimizowanych przykładach Organizatora. Dokumenty z danymi osobowymi Lider wprowadza do SAIE w Podmiocie publicznym, według zasad Podmiotu i umowy powierzenia.

6. Organizator może z ważnych przyczyn zmienić termin warsztatu i informuje o tym Liderów e-mailem z wyprzedzeniem.

7. Do udziału potrzebny jest komputer z dostępem do internetu i przeglądarką.

1. Certyfikat lidera adopcji AI otrzymuje Lider, który weźmie udział w co najmniej 4 z 5 warsztatów i odda Karty zastosowań.

2. Organizator wysyła Certyfikaty lidera w formacie PDF na adres e-mail Lidera po 25 marca 2027 r., nie później niż 15 kwietnia 2027 r.

1. Materiały Akademii (pakiet lidera: scenariusz 30-minutowego szkolenia wewnętrznego, slajdy do edycji, instrukcje dla pracowników, karta bezpiecznej pracy z AI, lista kontrolna przed uruchomieniem zastosowania, ćwiczenia) są dostępne w bazie wiedzy Akademii na koncie SAIE Lidera.

2. Podmiot publiczny może bezpłatnie i bezterminowo korzystać z materiałów, edytować je i uzupełniać o własne przykłady, wyłącznie na potrzeby szkoleń własnych pracowników. Podmiot nie może udostępniać ani sprzedawać materiałów innym podmiotom.

3. SAIE, TWIN:DESK, PROXY:AI, CDF i LIDER:AI są oznaczeniami Organizatora.

4. Prawa do dokumentów i danych, które Podmiot wprowadza do SAIE, przysługują Podmiotowi. Organizator przetwarza je wyłącznie w zakresie Umowy licencyjnej i umowy powierzenia.

1. Udział w Akademii, materiały i Licencje SAIE na 2027 rok są bezpłatne. Licencje SAIE są licencjami próbnymi (Trial), udostępnianymi na czas testów, i nie są sprzedawane.

2. Koszty po stronie Podmiotu (sprzęt, łącze internetowe, czas pracy uczestników) ponosi Podmiot.

1. Administratorem danych podanych w Formularzu i w korespondencji o Akademii jest Organizator.

2. Organizator przetwarza dane w celu Rejestracji, organizacji Akademii, zawarcia i wykonania Umowy licencyjnej z Podmiotem oraz wydania Certyfikatów lidera, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a także w celu wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Newsletter wymaga osobnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) i nie jest warunkiem udziału w Akademii.

3. Dane, które Podmiot wprowadza do SAIE, Organizator przetwarza jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia.

4. Dane z Formularza Organizator przechowuje do zakończenia edycji 2027 i rozliczenia Umowy licencyjnej, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.

5. Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kontakt: office@allclouds.pl. Pełna informacja: polityka prywatności na stronie Organizatora.

1. Lider albo Podmiot publiczny może zrezygnować z udziału, wysyłając wiadomość na adres office@allclouds.pl.

2. Podmiot może wskazać nowego Lidera z Certyfikatem, wysyłając wiadomość na adres office@allclouds.pl. Organizator potwierdza zmianę e-mailem.

3. Miejsce Podmiotu, który zrezygnuje do 27 stycznia 2027 r., otrzymuje pierwszy Podmiot z Listy rezerwowej; po tym dniu miejsce nie przechodzi na Listę rezerwową. Gdy Podmiot zrezygnuje po uruchomieniu Licencji SAIE, jego Licencje SAIE działają do 31 grudnia 2027 r.

1. Reklamacje dotyczące Akademii można zgłaszać na adres office@allclouds.pl, z opisem sprawy i numerem zgłoszenia.

2. Organizator rozpatruje reklamację w ciągu 30 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem.

1. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów albo terminów. Zmiana nie ogranicza praw Podmiotów przyjętych do Akademii. O zmianie Organizator informuje Liderów i Osoby podpisujące e-mailem.

2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny.

3. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

4. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji na stronie Akademii.

5. Wersja angielska Regulaminu ma charakter informacyjny; wiąże wersja polska.