Wklejamy firmowe dokumenty do ChatGPT. Czy to już wyciek tajemnicy firmy?
Autor: Andrzej Albera, Odpowiada za strategię i kierunek rozwoju
Sytuacja. Jest czwartek, 16:30. Handlowiec ma do jutra przygotować ofertę dla dużego klienta. Wkleja do ChatGPT poprzednią umowę, cennik z rabatami i listę osób kontaktowych po stronie klienta. Po dwóch minutach ma gotowy, ładnie napisany dokument. Nikt nie zapytał, gdzie trafiły umowa, rabaty i nazwiska.
Co mówią przepisy
- Tajemnica przedsiębiorstwa to według art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji informacje, które mają wartość gospodarczą, nie są powszechnie znane i które firma chroni rozsądnymi działaniami. Umowa z rabatami, lista klientów czy dane finansowe zwykle spełniają te warunki.
- Wklejenie ich do zewnętrznego narzędzia może zostać uznane za ujawnienie osobie trzeciej. Prawnicy jeszcze o tym dyskutują, ale ryzyko jest realne.
- Pracownik ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy). Grozi mu odpowiedzialność odszkodowawcza, a w skrajnym przypadku zwolnienie dyscyplinarne.
- Poważna szkoda to już sprawa karna: art. 23 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przewiduje grzywnę, ograniczenie wolności albo do 2 lat więzienia.
- Lista klientów to dane osobowe. Przekazanie ich dostawcy bez umowy powierzenia, często poza Unię, narusza RODO. Jeśli naruszenie niesie ryzyko dla tych osób, firma ma 72 godziny na zgłoszenie go do UODO. Więcej o AI i danych osobowych piszemy na stronie Shadow AI.
- Paradoks. Firma bez polityki AI może mieć kłopot z wykazaniem, że chroniła swoje tajemnice „rozsądnymi działaniami”. Wtedy traci część ochrony prawnej.
Co zrobić
- Ustalić, co jest tajemnicą. Wystarczą trzy grupy: informacje publiczne, wewnętrzne i poufne. Do poufnych należą umowy, cenniki z rabatami, dane klientów, dane finansowe i kod. Każdy pracownik powinien wiedzieć, do której grupy należy dokument, który ma w ręku.
- Spisać, co wolno wkleić, a czego nie. Jedna strona, prosty język, przykłady z życia firmy. Można zacząć od naszego wzoru polityki korzystania z AI. Dopiero spisane zasady są dowodem „rozsądnych działań”.
- Dać ludziom narzędzie, w którym poufne dokumenty mogą pracować. Sama polityka na papierze nie wystarczy, bo nikt jej nie pilnuje. Potrzebne jest narzędzie, które działa wewnątrz firmy, pilnuje, co wychodzi na zewnątrz, i zapisuje, kto czego użył.
Tak działa nasz ekosystem SAIE. TWIN:DESK to Cyfrowe biurko AI, w którym umowę czy cennik analizuje model działający na serwerach firmy, więc dokument nie wychodzi z budynku. PROXY:AI sprawdza każde zapytanie do modelu zewnętrznego i przepuszcza tylko to, na co pozwalają zasady firmy. Metodyka CDF zaczyna od oceny, które dane mogą trafić gdzie.
Najczęstsze pytania
Czy płatna wersja ChatGPT rozwiązuje problem?
Częściowo. W wersjach dla firm dostawca domyślnie nie trenuje modeli na danych klientów. Dokumenty nadal jednak trafiają na serwery zewnętrznej firmy, a przy danych osobowych potrzebna jest umowa powierzenia i sprawdzenie, gdzie dane są przetwarzane. Porównanie możliwości jest na stronie ChatGPT Enterprise, Copilot czy własne środowisko AI.
Czy wystarczy wyłączyć w ustawieniach trenowanie na moich rozmowach?
Nie. To ważne ustawienie, ale rozmowa i tak jest zapisana na serwerach dostawcy. Trenowanie to jedno, przechowywanie to drugie.
Czy takie wycieki zdarzają się naprawdę?
Tak. W 2023 roku inżynierowie Samsunga wkleili do ChatGPT poufny kod źródłowy i firma zakazała pracownikom korzystania z publicznych narzędzi AI. W 2025 roku rozmowy, które użytkownicy udostępnili linkiem, pojawiały się w wynikach wyszukiwania Google, aż OpenAI wycofało tę funkcję.
Pracownik już wkleił dane klientów. Co teraz?
Usunąć rozmowę, zapisać zdarzenie w rejestrze naruszeń i ocenić ryzyko dla osób, których dane dotyczą. Jeśli ryzyko jest, firma ma 72 godziny na zgłoszenie do UODO. Potem warto sprawdzić, dlaczego pracownik nie miał lepszego narzędzia.
Czy nie prościej zakazać AI w firmie?
Zakaz tylko schowa problem. Według badania KPMG 54% pracujących Polaków korzysta z AI w pracy, a 55% z nich nie przyznaje się do tego przed pracodawcą. Więcej o tym pisaliśmy we wpisie Od 28 października kontrole i kary za AI.
Szansa
Ludzie, którzy wklejają dokumenty do czatu, chcą pracować szybciej i lepiej. To dobra wiadomość dla firmy. Wystarczy dać im narzędzie, w którym poufne dokumenty mogą pracować bezpiecznie, a ta sama energia zamieni się z ryzyka w przewagę.