odpowiada pracodawca — art. 120 Kodeksu pracy
Wiedza
Polityka korzystania z AI w firmie — wzór i instrukcja
Polityka korzystania z AI (nazywana też regulaminem korzystania z AI) to wewnętrzny dokument, który określa, jakich narzędzi AI pracownicy mogą używać, jakich danych nie wolno do nich wprowadzać i kto odpowiada za wynik. Jest podstawą do wykazania zgodności z AI Act, RODO i ISO/IEC 42001 — pod warunkiem, że stoją za nią narzędzia i kontrola techniczna. Wzór pasuje także do urzędu i jednostki samorządu terytorialnego
11sekcji wzoru
3załączniki
PDFpo podaniu e-maila
3.10.2026stan prawny
01 / 08
Czym jest polityka korzystania z AI
W rozumieniu AI Act to pracodawca jest podmiotem stosującym system AI używany w pracy — niezależnie od tego, czyje jest konto i kto opłaca abonament
CZĘSTO MYLONE
Polityka to decyzja organizacji, nie oświadczenie pracownika
Oświadczenie pracownika
vs„Korzystam z AI na własną odpowiedzialność” — niczego nie przenosi. Wobec klientów odpowiada pracodawca (art. 120 KP), podmiotem stosującym jest organizacja, administratorem danych — pracodawca
Polityka korzystania z AI
Decyzja organizacji: które narzędzia są dopuszczone, jak je dopuszczać, których danych nie wolno wprowadzać, kto odpowiada za wynik — i narzędzie firmowe, które za tym stoi
02 / 08
Co musi zawierać
11 sekcji wzoru — każda z odniesieniem do przepisu lub normy
Mapa wzoru · 11 sekcji + 3 załącznikiKażda sekcja z podstawą prawną lub normą
ZAŁĄCZNIKI1 Wykaz narzędzi · 2 Katalog danych · 3 Potwierdzenie zapoznania się
§ 4
Dane, których nie wolno wprowadzać
Katalog danych i wyjątki — Wzór zawiera katalog do dopasowania (załącznik 2): dane osobowe, tajemnica przedsiębiorstwa, dane klientów, informacje chronione ustawowo — plus wyjątki dla narzędzi z umową powierzenia
RODO art. 28 i 32
Klik w sekcję pokazuje, co ustala i skąd wynika — pełny tekst wzoru jest w PDFWzór · stan na 3.10.2026
03 / 08Wobec klientów Wobec AI Act Wobec RODO Wobec audytora ISO
Czego nie przeniesie się na pracownika
Oświadczenie pracownika, że korzysta z prywatnego AI „na własną odpowiedzialność”, niczego nie przenosi. Podpis pracownika może potwierdzić zapoznanie się z polityką — nie zastąpi jej
podmiotem stosującym jest organizacja, nie pracownik
administratorem danych pozostaje pracodawca
usługa poza systemem zarządzania to niezgodność organizacji
1
Jeden podpis pracownika potwierdza, że zna politykę. Nie zastępuje narzędzia, kontroli ani szkolenia — i nie przenosi odpowiedzialności, która z mocy prawa zostaje po stronie organizacji
04 / 08
Jak wdrożyć politykę
1Spisać narzędzia
Także prywatne, z których pracownicy już korzystają
2Zdecydować
Dopuścić, zastąpić narzędziem firmowym albo zakazać
3Przyjąć politykę
Na podstawie wzoru, katalog danych dopasowany do branży
4Dać narzędzie
Narzędzie firmowe i kontrola danych, zanim polityka zacznie obowiązywać
5Przeszkolić
Według ról, zebrać potwierdzenia zapoznania się
6Przeglądać
Raz w roku i po każdej zmianie przepisów
05 / 08
Sprawdź swoją politykę
Jeśli polityka już jest — które z 11 sekcji wzoru zawiera? Wynik od razu: czego brakuje i co dopisać najpierw
Narzędzie · lista kontrolna
Wynik od razu · bez e-mailaCo już mają Państwo w polityce
0sekcji jest
Proszę zaznaczyć sekcje, które Państwa polityka już zawiera — wynik pojawi się od razu, bez wysyłania czegokolwiek. Jeśli polityki jeszcze nie ma, najkrótsza droga to wzór: Pobierz wzór →
Lista kontrolna, nie audyt — o zgodności decyduje treść sekcji, nie jej obecność
06 / 08
Wzór do pobrania
Wzór ma 11 sekcji i 3 załączniki: wykaz narzędzi, katalog danych i potwierdzenie zapoznania się z polityką. Jest punktem wyjścia — przed przyjęciem warto go uzgodnić z IOD i prawnikiem
Wzór polityki korzystania z AI (PDF)
11 sekcji · 3 załączniki: wykaz narzędzi, katalog danych, potwierdzenie zapoznania się
Prosimy podać adres e-mail — wyślemy link do pobrania
07 / 08
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 3, 4, 5, 50
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 28, 32, 33
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, art. 120
- ISO/IEC 42001:2023 · ISO/IEC 27001:2022
Materiał informacyjny, nie porada prawna. Stan prawny na 3.10.2026
FAQWszystkie pytania →
Pytania o politykę AI
Czy polityka korzystania z AI jest obowiązkowa?
AI Act nie nazywa takiego dokumentu wprost, ale wymaga od podmiotu stosującego m.in. zapewnienia kompetencji pracowników (art. 4) i przejrzystości (art. 50). ISO/IEC 42001 wymaga polityki AI. Nazwa — polityka czy regulamin AI — nie ma znaczenia; liczy się treść i narzędzia, które za nią stoją. Bez spisanych zasad trudno te obowiązki wykazać przy kontroli
Czy wystarczy zakazać pracownikom korzystania z ChatGPT?
Zakaz bez firmowej alternatywy zwykle przenosi korzystanie na prywatne telefony i konta, czyli do shadow AI. Skuteczniejsze jest dopuszczenie bezpiecznego narzędzia z kontrolą danych i rejestrowaniem
Czy polityka dotyczy współpracowników B2B?
Powinna. Przepisy Kodeksu pracy ich nie obejmują, ale AI Act, RODO i normy ISO działają wobec organizacji tak samo, niezależnie od formy współpracy. Zasady warto wpisać do umów
Jakich danych nie wolno wprowadzać do narzędzi AI?
To zależy od narzędzia i umowy z dostawcą. Do narzędzi bez umowy powierzenia i kontroli lokalizacji danych nie powinny trafiać dane osobowe, tajemnica przedsiębiorstwa, dane klientów ani informacje chronione ustawowo. Wzór zawiera katalog do dopasowania
Kto powinien zatwierdzić politykę?
Zarząd lub kierownik jednostki, po uzgodnieniu z IOD, bezpieczeństwem informacji i — jeśli działa — z przedstawicielstwem pracowników
Czy urząd potrzebuje polityki korzystania z AI?
Tak, jeśli urzędnicy korzystają z narzędzi AI, także prywatnych, przy dokumentach urzędu. Urząd jako podmiot stosujący odpowiada za dane obywateli (RODO) i za przeszkolenie pracowników (art. 4 AI Act). Ten sam wzór wystarczy dopasować: rodzaje dokumentów urzędu, dopuszczone narzędzia i osoba, która zatwierdza wynik
Dalej