AI w urzędzie i administracji publicznej

Asystent AI do pisania pism urzędowych i korespondencji

Automatyzacja procesów

Problem: Przygotowanie odpowiedzi na pisma i wnioski trwa zbyt długo, bo dokumentacja sprawy jest rozproszona w systemie EZD

Jak to działa: Asystent łączy się z EZD RP / EZD PUW i e-Doręczeniami, czyta akta sprawy i przygotowuje projekt odpowiedzi ze wskazaniem źródeł. Urzędnik weryfikuje, poprawia i podpisuje. Agentic RAG dopytuje w kolejnej rundzie, gdy czegoś brakuje, a TWIN:INDEX szuka po rozdziałach długich dokumentów

Co Państwo zyskują: Projekt pisma powstaje w minutach zamiast godzin, a każde zdanie ma wskazane źródło w aktach — łatwiej dotrzymać terminów KPA bez zwiększania zatrudnienia

Weryfikowalne analizy budżetowe i sprawozdawcze

Analizy i raportowanie

Problem: Analizy budżetowe i sprawozdania wymagają wyniku, który skarbnik może odtworzyć i sprawdzić

Jak to działa: Model rozumie pytanie skarbnika, ale liczy deterministyczny kod Python/SQL na danych sprawozdawczych — każdy wynik wraca ze źródłem, formułą i ograniczeniami. Kwoty liczy kalkulator dziesiętny z kartą obliczenia, a raport z niezgodną liczbą nie zostanie opublikowany

Co Państwo zyskują: Porównania z grupą JST, analiza WPF i scenariusze presji kosztowej w rozmowie w języku naturalnym — z wynikiem, który skarbnik może powtórzyć i pokazać radzie

Asystent procedur i szybszy onboarding urzędników

Adopcja i kompetencje

Problem: Nowi urzędnicy nie wiedzą, które procedury obowiązują, a część nie jest nigdzie spisana

Jak to działa: Rejestr Braków Wiedzy wskazuje brakujące lub nieaktualne procedury zamiast zgadywać, a audyt wiedzy (CDF-F0.K) porządkuje je przed uruchomieniem systemu. Prowadzony onboarding pokazuje nowej osobie tylko dostępne jej funkcje, a administrator widzi postęp

Co Państwo zyskują: Nowy pracownik dostaje odpowiedzi tylko z obowiązujących procedur, a kierownictwo — listę procedur, których nikt nie spisał

Bezpieczna praca z AI na danych obywateli

Bezpieczeństwo i suwerenność

Problem: Dane obywateli nie mogą trafić do zewnętrznego dostawcy AI

Jak to działa: PESEL, NIP, REGON i inne identyfikatory są wykrywane i maskowane przed wysłaniem zapytania, a przełącznik „wyłącznie UE” blokuje routing poza UE dla całego urzędu

Co Państwo zyskują: Pracownicy mogą korzystać z najlepszych modeli, a IOD ma gwarancję techniczną — nie regulaminową — że dane osobowe nie opuszczą urzędu

Bezpieczne środowisko AI zamiast publicznych chatbotów

Bezpieczeństwo i suwerenność

Problem: Pracownicy korzystają z publicznego ChatGPT do pracy z dokumentami urzędu

Jak to działa: Jedna brama kontroluje użycie modeli i narzędzi, rejestruje aktywność, a skan nieautoryzowanych narzędzi AI wykrywa je i daje ścieżkę ich legalizacji

Co Państwo zyskują: Urząd wie, kto i do czego używa AI; pracownicy dostają legalne narzędzie lepsze od tego, z którego korzystali po kryjomu

Zgodność systemów AI wysokiego ryzyka

Zgodność i nadzór

Problem: Podmiot publiczny musi zarejestrować system AI wysokiego ryzyka i wykazać ocenę wpływu

Jak to działa: Metodyka prowadzi przez ocenę wpływu (ASIA/FRIA) i ocenę zgodności, a system eksportuje materiał do audytu i rejestracji w bazie UE (art. 49 AI Act)

Co Państwo zyskują: Rejestracja i ocena wpływu przeprowadzone według gotowej ścieżki, z dokumentacją, którą można pokazać kontroli zamiast tworzyć ją po fakcie

Czy urzędnicy mogą korzystać z ogólnodostępnych narzędzi AI?

Mogą tylko wtedy, gdy urząd je dopuścił: ma umowę z dostawcą, wie, gdzie trafiają dane, i przeszkolił pracowników. Publiczny chatbot na prywatnym koncie nie spełnia tych warunków, a odpowiedzialność za wprowadzone dane ponosi urząd. Bezpieczniej dać urzędnikom narzędzie, które działa w infrastrukturze urzędu albo w kontrolowanej chmurze w Polsce lub UE

Jak używać AI bez naruszenia RODO?

Dane osobowe mogą trafiać tylko do narzędzi objętych umową powierzenia i kontrolą lokalizacji danych. PROXY:AI maskuje dane osobowe, zanim zapytanie trafi do modelu, i zapisuje każde zapytanie w rejestrze. TWIN:DESK może działać w całości w infrastrukturze urzędu

Kto odpowiada za błędy w treściach przygotowanych z AI?

Urzędnik, który je wykorzystał, i urząd jako podmiot stosujący system AI. Dlatego w TWIN:DESK każda odpowiedź ma cytat ze źródła, a polityka korzystania z AI ustala, kto sprawdza wynik przed wysłaniem pisma

Od czego zacząć w urzędzie?

Od inwentaryzacji narzędzi, polityki korzystania z AI i szkolenia dla urzędników. Potem pilotaż na jednym procesie, np. projektach odpowiedzi w EZD

Czy AI może napisać pismo urzędowe?

Może przygotować projekt pisma. TWIN:DESK czyta akta sprawy w EZD i wskazuje źródło każdego zdania, a urzędnik sprawdza projekt, poprawia go i podpisuje. Decyzja i odpowiedzialność zostają po stronie urzędu

Jak przygotować transkrypcję sesji rady gminy?

SAIE zamienia nagranie sesji w tekst z podpisanymi mówcami i czasem wypowiedzi, a z niego powstają projekt protokołu i napisy do nagrania w BIP. Model rozpoznawania mowy działa w infrastrukturze urzędu. Szczegóły i termin na napisy: transkrypcja sesji rady gminy z AI