Urzędnicy już pracują z AI. Teraz kolej na urząd
Urzędnicy nie czekali na reformę. Sami sięgnęli po sztuczną inteligencję, bo chcą pracować szybciej i lepiej. To ogromny kapitał: ludzie są gotowi, wiedzą, co AI potrafi, i mają pierwsze dobre praktyki. Teraz urząd może dać im coś lepszego niż prywatne konto w chatbocie.
To ostatni wpis serii AI w urzędzie: ostatni kilometr. W części 1 pisaliśmy o polskich modelach językowych, w części 2 o suwerenności cyfrowej. Dziś o ludziach: jak AI w pracy urzędnika przenieść z szarej strefy na służbowe biurko.
Pan Tomasz i czterdzieści stron dokumentacji
Pan Tomasz (postać fikcyjna, ale typowa) od piętnastu lat pracuje w wydziale architektury powiatu. Wniosków przybywa, ludzi nie. Rok temu kolega pokazał mu, jak w kilka minut streścić czterdziestostronicową dokumentację. Od tamtej pory Tomasz robi to codziennie, na prywatnym telefonie, w darmowej wersji, bo służbowego narzędzia jeszcze nie ma.
Przed nikim tego nie ukrywa, ale też nikomu o tym nie mówi. Nie wie, czy wolno. To nie jest historia o łamaniu zasad. To historia o ludziach, którzy wyprzedzili instytucje, i o instytucjach, które mogą teraz szybko ich dogonić.
Szara strefa AI w liczbach
Badania pracowników i badania instytucji pokazują dwa różne obrazy:
| Kto pytał | Kogo i kiedy | Co wyszło |
|---|---|---|
| NASK | 6093 pracowników administracji, październik-listopad 2025 (publikacja: marzec 2026); badanie pilotażowe | 46% uczestników używa w pracy generatywnej AI |
| Związek Miast Polskich i Fundacja Miasto | Urzędnicy i miasta, publikacja 1 października 2026 | Połowa urzędników miejskich używa AI, strategię AI ma 8% miast |
| Sieć Obywatelska Watchdog Polska | Pytania do 5480 instytucji, lato 2025; odpowiedziało 74% | 9% instytucji deklaruje korzystanie z AI; zasady korzystania z ogólnodostępnych narzędzi AI ma 20 z 2027 gmin, które odpowiedziały |
Tych liczb nie da się od siebie odjąć, bo dotyczą innych osób, pytań i terminów. Pokazują jednak, że AI w samorządzie i w administracji rządowej jest już codziennością, choć oficjalne deklaracje urzędów jeszcze tego nie pokazują. Więcej o tym zjawisku piszemy w przewodniku Shadow AI.
Jak obejście staje się normą
Nikt nie podjął decyzji „używajmy AI po cichu”. W uproszczeniu proces ma cztery kroki:
- Obejście. Jeden urzędnik znajduje sposób, żeby zdążyć z pracą. Narzędzie jest pod ręką, darmowe i działa.
- Oswojenie. Nic złego się nie dzieje, więc obejście przestaje być wyjątkiem. Socjolożka Diane Vaughan nazwała podobne zjawisko normalizacją odstępstw.
- Naśladowanie. Inni widzą, że działa, i robią to samo.
- Zależność. Urząd zaczyna liczyć na tempo, które daje AI, choć oficjalnie z niej nie korzysta.
W polskich urzędach sprzyjają temu trzy rzeczy: urzędnicy nie dostali jeszcze narzędzia dopuszczonego do danych urzędowych, urzędy nie dostały na nie pieniędzy, a odpowiedzialność spoczywa na pojedynczym pracowniku. Wytyczne Szefa Służby Cywilnej słusznie przypominają, że AI nie zwalnia człowieka z odpowiedzialności. Ta zasada działa najlepiej wtedy, gdy urzędnik ma do dyspozycji służbowe narzędzie.
Co zyska każda ze stron
Urzędnik: pracuje szybciej, otwarcie i bezpiecznie. Pan Tomasz nie potrzebuje przekonywania do AI. Potrzebuje zgody i narzędzia. Tak samo myślą jego koledzy: w badaniu NASK 87% uczestników chce szkoleń, 73% oczekuje jasnych ram prawnych, a 70% wewnętrznych wytycznych. Gdy AI wychodzi z szarej strefy, dobre praktyki trafiają z jednego telefonu do całego wydziału.
Obywatel: decyzja oparta na prawdziwym przepisie. Pani Joanna (postać fikcyjna) dostaje odmowę z powołaniem na przepis, którego nie może znaleźć, bo go nie ma. Watchdog Polska opisał trzy gminy, które wydały decyzje z nieistniejącymi podstawami prawnymi, najpewniej wygenerowanymi przez chatbota. Narzędzie, które wskazuje źródło każdej odpowiedzi, pozwala urzędnikowi sprawdzić przepis, zanim podpisze decyzję. To zgodne z oczekiwaniami samych urzędników: 91% uczestników badania NASK chce, by o sprawach obywateli decydował człowiek.
Urząd: widzi, chroni i może to wykazać. Gdy dane mieszkańców trafiają do zagranicznych usług na prywatnych kontach, za zgodność z RODO odpowiada urząd jako administrator danych. Ustawa z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji obowiązuje od 11 sierpnia i powołuje Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji. Od 28 października zaczną obowiązywać jej przepisy o kontrolach, postępowaniach i karach, a MSWiA już sprawdza, jak urzędy korzystają z AI. Urząd z rejestrem użycia odpowie na pytanie „jak u was działa AI?” spokojnie i konkretnie. Co ustawa oznacza dla urzędów, opisujemy w przewodniku Ustawa o systemach sztucznej inteligencji.
Narzędzie działa lepiej niż zakaz
Pierwszy odruch to zakaz. Zakaz bez alternatywy przesuwa jednak AI głębiej w cień: w badaniu Software AG 46% pracowników zadeklarowało, że nie zrezygnuje z własnych narzędzi AI nawet wtedy, gdy pracodawca ich zabroni. Państwa, które poradziły sobie najlepiej, dały urzędnikom narzędzie, którego wolno używać z prawdziwymi danymi:
- Singapur udostępnił urzędnikom asystenta Pair, dopuszczonego do danych zastrzeżonych i wrażliwych. W pierwszych dwóch miesiącach skorzystało z niego ponad 11 tys. osób w ponad 100 instytucjach.
- Amerykańska Izba Reprezentantów w 2024 r. zakazała pracownikom korzystania z Copilota, a we wrześniu 2025 r. zaczęła udostępniać im do 6 tys. licencji ze wzmocnioną ochroną prawną i ochroną danych. Od zakazu do narzędzia w niespełna dwa lata.
- Francja postawiła na państwowego asystenta dla urzędników. W wakacje 2026 r. liczba użytkowników wzrosła z 10 do 43 tys., a samorządowcy rzadziej sięgają po ChatGPT.
Dane z firm mówią to samo. Gdy pracodawcy kupują oficjalne licencje, odsetek pracowników korzystających z AI na prywatnych kontach spada, w danych Netskope z 72% do 47% w ciągu roku. ChatGPT w urzędzie nie musi więc być problemem do zwalczania. Wystarczy dać lepszą, legalną alternatywę.
Polska ma tu przewagę, której nikt z tej listy nie miał na starcie: własne modele językowe, które już działają, o czym pisaliśmy w części 1. Inni wciąż na to czekają: w Korei Południowej projekt narodowego modelu określono we wrześniu jako „dryfujący”.
Cztery kroki z szarej strefy
Wyjście z szarej strefy nie wymaga rewolucji. Wymaga czterech rzeczy:
- Jasne zasady. Polityka korzystania z AI, rejestr systemów i odpowiedzialność przypisana do ról. Na start przyda się nasz wzór polityki korzystania z AI.
- Polskie modele. Bielik i PLLuM uruchomione lokalnie, tak żeby dane mieszkańców nie opuszczały urzędu.
- Narzędzie z kontrolą. Każde zapytanie przechodzi przez kontrolowaną bramę, którą szerzej opisujemy w części 2. Odpowiedź powołuje się na konkretny dokument: uchwałę, procedurę, stronę BIP. A gdy w dokumentach nie ma odpowiedzi, system mówi to wprost.
- Metodyka. Zgodność sprawdzona przed wdrożeniem, a nie doklejana po pierwszej kontroli.
Te cztery kroki realizujemy w SAIE: TWIN:DESK to Cyfrowe biurko AI, PROXY:AI to brama kontroli z rejestrem użycia, a metodyka wdrożenia zaczyna się od zgodności. Dla pana Tomasza oznacza to, że dalej streszcza dokumentację w kilka minut, tylko teraz na służbowym komputerze, otwarcie i z wiedzą przełożonego.
Do zobaczenia na II Forum AI w Administracji Publicznej
Serię zamykamy zaproszeniem. Na II Forum AI w Administracji Publicznej we Wrocławiu (4-6 listopada 2026 r.) będziemy rozmawiać o tym, jak wyprowadzić AI z szarej strefy w gminie, powiecie i urzędzie centralnym. Jesteśmy Partnerem Specjalnym Forum, a 5 listopada w prelekcji „SAIE w urzędzie” pokażemy, jak dać urzędnikom asystenta z kontrolą dostępu, rejestrem użycia i dowodem zgodności. Zobacz szczegóły Forum.
Szkolenia AI dla urzędników
Narzędzie bez szkolenia nie zadziała, a szkolenie bez narzędzia skończy się w prywatnym telefonie. AI Act (art. 4) zobowiązuje urzędy stosujące AI do wspierania kompetencji pracowników. Nasze szkolenia AI dla urzędników powstały jako praktyczna odpowiedź na raport NASK i przewodnik Ministerstwa Cyfryzacji, czyli na to, czego urzędnicy sami oczekują. Poznaj ofertę szkoleń.
Podsumowanie
Urzędnicy już pokazali, że chcą pracować z AI. Pani Joanna może dostać decyzję opartą na sprawdzonym przepisie, a kierownik urzędu na pytanie „jak u was działa AI?” może odpowiedzieć rejestrem. Teraz kolej na urzędy.